4tasks

Name: SKALERO GmbH
Gründungsjahr: 2014
Mitarbeiterzahl: 2
Branche: Softwareentwicklung und Consulting
Ausgezeichnet: November 2015

Kompetenzen

Die SKALERO GmbH bietet Entwicklung, Verkauf und kundenindividuelle Anpassung von Software sowie Beratungsdienstleistungen im Umfeld Informationstechnologie und Geschäftsprozesse.

Welches Problem adressiert die Industrie 4.0-Lösung?

Im Unternehmensalltag ist es oft schwer, abteilungsübergreifend Störungen, Aufgaben und Eskalationen effizient zu managen. Unvollständige Informationen und unklare Verantwortlichkeiten führen oft zu einer Welle von telefonischen Rückfragen oder E-Mail-Fluten, in denen relevante Informationen und Aufträge untergehen können. Wichtige, dringliche Aufgaben bleiben liegen oder gehen verloren, der Status ist unklar und verschiedene Beteiligte sind oft nicht auf demselben Stand. Die Industrie 4.0-Lösung 4tasks der SKALERO GmbH ist ein Hilfsmittel, mittels welchem ohne großen Aufwand die Qualität vieler Arbeitsabläufe verbessert werden kann. Mit 4tasks wird sichergestellt, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Der Status zu einer Störung oder einer Aufgabe ist für alle Beteiligten jederzeit transparent und der gesamte Verlauf nachvollziehbar – auch und gerade bei abteilungsübergreifenden Szenarien. Das in 4tasks integrierte Eskalationsmanagement sorgt dafür, dass keine Aufgabe verloren geht oder liegen bleibt.

Welche konkrete Maßnahme wurde eingeführt?

4tasks bietet eine Plattform für das Management von Aufgaben, Störungen, Verbesserungen und Zielen. Die Bedienung des Programms ist intuitiv und orientiert sich an aktuellen Social Media – Ansätzen. Ähnlich wie bei einem Messenger kann beispielsweise nachvollzogen werden, welche Person sich zu welcher Zeit mit einer Aufgabe befasst hat – und ob diese Person eine Aufgabe kommentiert, delegiert oder als erledigt gekennzeichnet hat. Dadurch bleibt der Stand einer Aufgabe für alle Beteiligten transparent und auf einen Blick ersichtlich. Zudem kann man Themenbereiche abonnieren oder einzelnen Aufgaben „folgen“. Ein ausgeklügeltes „Tag“-System ermöglicht es, unterschiedlichste Kontexte herzustellen und nach diesen zu strukturieren. So behält man stets den Überblick und kann 4tasks individuell auf seine Bedürfnisse hin einrichten.

Darüber hinaus beherrscht 4tasks visuelles Störungsmanagement: Tritt z.B. ein Störungsfall auf, kann ein Alarm entweder per Knopfdruck oder automatisch ausgelöst werden. Die Störung kann nun beispielsweise mit einer Signallampe visualisiert werden, die auf das Problem aufmerksam macht (Andon Cord). Die Signallampe kann an der Produktionslinie, im Fertigungsbüro oder an jedem über das Firmen-Netzwerk angeschlossenen Ort angeschaltet werden. Diese Möglichkeit erlaubt eine Signalisierung am Ort der Störung und/oder am Ort der Maßnahmenverantwortung – je nachdem, wer benachrichtigt werden soll.  Des Weiteren ermöglicht 4tasks die Anzeige individuell einstellbarer Anzeigetafeln welche z.B. Störungsmeldungen einer Produktionslinie oder die von einem Team zu erledigenden Maßnahmen kontrastreich, übersichtlich und gut ablesbar darstellt (Andon Board).

Welche Vorteile gibt es im Vergleich zum herkömmlichen Ansatz?

Mit 4tasks wird die gesamte Kommunikation entlang einer Aufgabe  - von der Aufgabenstellung  bis zu deren endgültigen Lösung - transparent gemacht. Der Status der Aufgabe und die Verantwortlichkeit sind jederzeit für alle Beteiligten nachvollziehbar. Auf diese Weise werden lange Warte - und Suchzeiten sowie zeitraubender Abstimmungsaufwand eliminiert. Gleichzeitig ermöglicht die Transparenz von 4tasks das Finden, Erkennen und Realisieren von Verbesserungspotentialen. Mit dem flexiblen Eskalationsmanagement von 4tasks kann verhindert werden, dass wichtige und dringliche Themen liegen bleiben oder verloren gehen. Das visuelle Management mit „4tasks Andon Cord“ und „4tasks Andon Board“ ermöglicht kurze Reaktionszeiten bei dringlichen Aufgaben – z.B. im Rahmen des Störungsmanagements. Die intuitive Bedienung und das Einsetzen bekannter Social Media Funktionalität sorgt bei den Mitarbeitern für hohe Akzeptanz und für einen extrem niedrigen Schulungs- bzw. Einarbeitungsaufwand.

Wie könnte diese Industrie 4.0-Lösung in Zukunft eingesetzt werden?

4tasks wurde gemeinsam mit TRUMPF Hüttinger in Freiburg entwickelt. Dabei sind viele LEAN und Shopfloor-Elemente -wie beispielsweise das visuelle Management- in die Entwicklung eingeflossen. 4tasks hat sich als Hilfsmittel für ein transparentes und prozesssicheres Störungsmanagement bewährt. Die SKALERO GmbH ist Mitglied im Innovationsnetzwerk »Produktionsarbeit 4.0« des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Die Softwarelösung 4tasks wird im Rahmen der Kooperation für das Störungsmanagement eingesetzt. Aufgrund der flexiblen Struktur wird 4tasks mittlerweile in der Praxis aber auch für andere Zwecke eingesetzt wie z.B. als Inhouse-Support-Desk, im Rahmen vom Zielemanagement oder bei internen Logistikprozessen. 4tasks bewährt sich nicht nur als flexible Lösung für den Shopfloor-Bereich, sondern auch zunehmend im Bereich LEAN-Office. Daher ist 4tasks nicht nur für Industrie-Partner, sondern auch für Verwaltungen, Gemeinden oder andere Office-zentrierte Dienstleister interessant, bei welchen abteilungsübergreifendes Störungs-, Eskalations- und Aufgabenmanagement eine Rolle spielt.

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